Закрытие фискального накопителя: порядок замены и как сформировать отчет о закрытии

Фискальный накопитель (ФН) – обязательный и неотъемлемый атрибут кассового аппарата. Время от времени и тот и другой подлежат замене. Кассовый терминал меняют по причине поломки, износа механизмов, а также если модель устарела.

Замена ФН регламентирована законодательно: четко обозначены сроки процедуры, порядок действий и штрафные санкции за несоблюдение правил.

Что такое фискальный накопитель

ФН – это микрочип, устанавливаемый в кассовый аппарат с целью:

• Хранить в памяти сведения о кассовых операциях за определенный период
• Кодировать информацию криптокодом
• Конфиденциально передавать сведения оператору фискальных данных (ОФД), чтобы тот направлял информацию в налоговую службу.

ФН узаконен к использованию с февраля 2017 г. согласно ФЗ №54. Касса работает и регистрируется в налоговой службе только в тандеме с накопителем. Попытка вскрыть ФН блокирует микрочип и кассовый терминал в целом. В результате придется приобретать новый накопитель и заново регистрировать с ним кассовый аппарат в налоговой службе.

ФН приобретают отдельно и устанавливают внутрь аппарата. В момент покупки заключается договор с ОФД. При наличии интернета накопитель начинает работать сразу после установки: при оплате товара устройство формирует чек на покупку, который передает в ОФД. Покупатель получает бумажный чек, а электронный документ сохраняется в памяти чипа.

Сроки работы фискального накопителя

Срок действия каждого ФН зависит от типа микросхемы и составляет 15 либо 36 месяцев.

ФН на 15 месяцев используется:

• Для продажи подакцизных товаров
• В сезонном бизнесе (например, торговля в летних павильонах, билеты в цирк шапито)
• Когда совмещают два режима налогообложения – собственный и ОСН.

Накопители на 36 месяцев работают, как правило, в сфере услуг, а также при использовании таких налоговых режимов, как УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН.

Обе модели ФН самоблокируются, если:

• Данные не отправлялись к ОФД больше 30 дней. Сразу после отправки информации блокировка снимается.
• Накопитель уже регистрировался 11 раз (лимит регистраций для одного ФН). Тогда приобретают новый чип.

В бизнесе, работающем в режиме ОСН, разрешено использовать оба вида ФН. Главное, чтобы модель чипа прошла одобрение к использованию в налоговой службе.

Причины для закрытия ФН

ФН подлежит замене независимо от модели в следующих случаях:

• Память чипа заполнена. В Z-чеке об этом появляется напоминание.
• Истекает срок действия накопителя. За месяц до выработки ресурса в отчете о закрытии смены выводится напоминание.
• Меняется владелец кассового аппарата, и касса заново регистрируется.
• Касса преждевременно снимается с учета по причине поломки, кражи аппарата, закрытия торговой точки и т. д.

Налоговая служба также вправе потребовать преждевременно закрыть кассу, если:

• Бизнес ликвидируется, и юридическое лицо (ИП или ООО) исключается из ЕГРЮЛ или ЕГРИП
• Модель кассового терминала устарела и удалена из реестра ККТ.

Перед заменой (закрытием) ФН составляют отчет о его закрытии.

Порядок закрытия ФН

1. Перед закрытием ФН следует убедиться, что все данные отправлены в ОФД. Для этого формируют отчет о закрытии смены. В чеке отображается информация об отправке.

2. Создать отчет о закрытии ФН (подробности о процедуре ниже). Отчет не требуется только в двух случаях: когда касса украдена, либо произошла полная блокировка аппарата.

3. Снять ФН с учета, составив заявление по форме, утвержденной приказом №ММВ-7-20/799@ ФНС от 08.09.2021. Форма заполняется от руки на бумаге или в онлайн-режиме на сайте ФНС. Направляется в налоговую службу обычной почтой или электронным способом через личный кабинет налогоплательщика.

4. Получить (очно или электронным путем) карточку о снятии с учета, в которой указаны сведения о модели ККТ, владельце кассы, а также дата снятия с учета.

После закрытия старого ФН в кассовый аппарат можно вставить новый чип. Далее тандем (аппарат + новый ФН) проходит перерегистрацию через сайт ОФД, где обязательно указывают:

• Заявление о регистрации кассового терминала
• Реквизиты ККТ (наименование модели, заводской и регистрационный номера)
• Реквизиты ФН.

Процедура закрытия ФН включается в перечень абонентских услуг при заключении договора с ОФД. В этом случае логично переадресовать работу профессионалам.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Это документ, содержащий закодированные сведения о проведенных ранее торгово-кассовых операциях, а также информацию о бизнесе, его владельце и кассовой технике. Сформированный отчет через ОФД отправляется в налоговую службу. В личном кабинете налогоплательщика сохраняется файл с отчетом.

Кассовые терминалы бывают разных типов и формируют отчеты соответственно своим возможностям.

Смарт-терминалы имеют встроенные программы, выполняющие в онлайн-режиме регистрацию или снятие с учета, а также отправку отчета.

Для автономных касс предусмотрены отдельные приложения и драйверы, которые устанавливают на ПК. Когда кассовый аппарат подключают к компьютеру, через приложение (при выборе опции «Закрытие ФН») формируется отчет и отправляется к ОФД.

После отправки отчета ФН извлекают из терминала и хранят в течение 5 лет.

Формирование отчетов для закрытия разных касс

Независимо от модели терминала перед составлением отчета нужно закрыть смену на кассе и удостовериться, что данные ушли к ОФД. Следующее обязательное условие – синхронизация кассы и компьютера.

Процедуры закрытия ФН для ККТ разных брендов приведены ниже.

Атол

• Подключаем кассу к компьютеру. Когда откроется приложение ККТ для кассового терминала, выбираем опцию «Закрыть архив ФН»
• Сверяем дату и время на компьютере и кассе
• Запускаем команду «Закрыть ФН»
• Чек-отчет распечатается автоматически.

Эвотор

• При подключенной кассе запускаем на компьютере приложение ККТ
• Выбираем опцию «Обслуживание ККТ», а в ней «Дополнительные операции» и «Закрыть архив»
• Получаем отпечатанный чек о закрытии ФН.

В процессе формирования отчета на дисплее нередко высвечивается: «Ошибка ФН 234». Под данным кодом значится исчерпание ресурса криптопроцессора ФН. В этом случае в кассовом аппарате необходимо выставить дату и время на час позже последнего чека, после чего надо повторить процедуру закрытия.

Расшифровку кодов всплывающих ошибок, а также способы их устранения можно посмотреть здесь.

Штрих-М

• После подключения к ПК запускаем программу «Тест драйвера»
• Выбираем в меню опцию «ФН»
• Во вкладке «Фискализация ФН» выбираем «Запрос итогов фискализации». Сверяем информацию с параметрами ФН
• Переходим в «Состояние ФН» и нажимаем «Закрыть фискальный режим».

Что будет, если не закрыть ФН своевременно

Будут наложены штрафы, размеры которых определяет Кодекс об административных правонарушениях (КоАП), статья 14.5.

За неиспользование ККТ

Если при расчетах с покупателями не используется зарегистрированный кассовый терминал, то штраф составляет:

• Для ИП – за первичное нарушение в размере 25–50% от суммы расчета, прошедшего мимо кассы (минимально 10 000 руб.)
• Для ООО первичный штраф составит  75–100% от суммы расчета мимо кассы (минимум 30 000 руб.)

В обоих случаях вторичным штрафом будет приостановка бизнеса на 90 дней, если доход за оба раза превышает 1 млн рублей.

За отсутствие передачи данных с ФН

• Штраф для ИП и руководителей составит 1 500–3 000 руб.
• Для ООО размер штрафа – 5 000–10 000 руб.

В обоих случаях за первое нарушение налагается предупреждение, если касса была в ремонте или случились перебои с интернетом по вине провайдера.

По закону разрешено не отправлять данные с ФН, и штрафы начисляться не будут, если:

• В месте установки кассы нет доступа к интернету.
• Касса работает на территории военного объекта или учреждений ФСБ, внешней разведки, госохраны.