Прослеживаемость товаров: что такое и как с этим работать

Чтобы отслеживать поток товаров, не допуская их контрабанды, российское правительство в 2021 году ввело специальную систему, которая позволила контролировать ввозимую в Россию продукцию. Данные поступают из нее в Федеральную налоговую службу в виде отчета. Система охватывает практически все формы предпринимательской деятельности, кроме самозанятости.

Какие товары подлежат прослеживаемости

Прослеживаемость товаров помогает контролировать в первую очередь различные виды техники: специальные машины, компьютерные системы и периферию, бытовые аппараты. Дополнительно к этому отслеживается и продукция для детей.

В числе подконтрольных значатся:

• Холодильные и морозильные камеры, которые не произведены в РФ или Республике Беларусь, а также тепловые насосы.

• Специализированная техника для транспортировки и погрузочных работ на железнодорожных станциях.

• Различная дорожная техника и средства для перевозки грузов, используемые в промышленности.

• Стиральные машины, как бытового, так и промышленного применения.

• Электроника, в том числе используемая в системах автообработки данных.

• Товары для детей: коляски, кресла для автомобилей и т. п.

Если вы захотите ознакомиться со всем списком подпадающих под эту систему товаров, рекомендуем обратиться к нормативным актам Правительства РФ (Постановление № 1110 от 1.07.21). Там в перечне также есть коды товарной номенклатуры ЕАЭС Евразийского экономического союза. На них следует ориентироваться перед составлением отчета, а узнать код можно в налоговой службе.

Когда требуется отчитываться о товаре? В том случае, если вы произвели с ним какие-либо действия. К примеру, ввезли или вывезли из страны, оформили покупку или продажу, передали в дар или, наоборот, получили в качестве подарка, утилизировали, либо обнаружили/списали при инвентаризации.

Если у вас отечественный товар, пусть даже собранный из иностранных комплектующих, отчетность на него не нужна.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки

У систем маркировки и отслеживания товаров одна цель — выявлять нелегальный товар. Сами они не взаимодействуют.

Механизм работы данных систем серьезно отличается (см. таблицу).

Что такое РНПТ и как его получить

Система, которая производит прослеживание товара, функционирует следующим образом:

Импортер ввозит в Россию партию однотипных товаров. На таможне декларация, по которой поступил груз, получает номер.

Далее товар получает регистрационный номер. Это делает либо сам предприниматель, либо ФНС. Зависит от того, откуда везут груз. Если он получен из страны, которая входит в ЕАЭС, то для налоговой службы потребуется от вас специальное уведомление (форма КНД 1169008). Опираясь на нее, создают регистрационный номер партии товара (РНПТ), далее он направляется владельцу.

Если же груз привезен из страны, которая не входит в ЕАЭС, то импортеру потребуется самому сформировать РНПТ. В номер входит четыре группы цифр. Сюда будет включен код таможни, а также номер декларации (плюс порядковый номер товара в ней) и дата.

Так груз с РНПТ становится подотчетным. В дальнейшем номер фигурирует в электронных документах, сопровождающих товар по цепочке поставок. Например, импортер отправляет продукцию оптовику, и оба участника сделки передают друг другу счета‑фактуры или универсальные передаточные документы (УПД), в которых указаны РНПТ товара.

Как подготовиться к работе с прослеживаемым товаром

Перед началом работы надо провести предварительную подготовку. Необходимо иметь электронный документооборот. Также должна быть настроена товароучетная система. Можно использовать конфигурации приложения 1С. Кстати, компания «Элита-сервис» предоставляет своим клиентам следующие программные продукты:

• «1С:Бухгалтерия»

• «1С: Розница»

• «1С: Управление торговлей»

Если самим не получается выбрать и настроить программный продукт, «Элита-сервис» поможет и в этом вопросе.

Когда 1С запущена, активируем систему прослеживаемости. Для этого:

1. В разделе «Внешняя торговля» выбираем опции «Приобретение и реализация импортных товаров» > «Приобретение и реализация прослеживаемых товаров».

2. Выполняем действия, чтобы в карточке товар отразился как прослеживаемый. Для этого выбираем опции «Справочники» > «Номенклатура». В карточке в поле «Маркировка и контроль» кликаем на «Прослеживаемый товар». В блоке «Импортный товар» пишем страну производства изделия, а в строке «Классификация» — его код ТН ВЭД ЕАЭС.

3. Нажимаем «Записать и закрыть».

Каждые три месяца (раз в квартал) бизнес передает отчет налоговикам. В нем указывается, как он поступил с прослеживаемым товаром.

Плательщик НДС подает сведения о купле-продаже товара в налоговой декларации, а если тот идет в производство, на списание или утилизацию, то отражает это в отчете.

Если компания не платит налог на добавленную стоимость, то она просто передает отчет об операциях.

Остатки прослеживаемых товаров

Случается, что во время очередной инвентаризации всплывают остатки, которые попадают под категорию «прослеживаемые товары». Тогда на них нужно получить РНПТ, для чего в налоговую службу направляют соответствующее уведомление (форма КНД 1169011). Номер присваивается за сутки. Когда это происходит, придет электронный ответ. Жестких сроков для обращения в ФНС нет. Главное, чтобы уведомление ушло до того, как товар:

• продадут или вывезут за рубеж;

• реализуют на территории РФ;

• передадут контрагенту на реализацию;

• безвозмездно передадут другому лицу.

Требования к оформлению счетов-фактур

Счета-фактуры понадобится выставить в электронном виде. Однако в некоторых случаях этого делать не нужно. Допустим, если продукция будет реализована самозанятым или физическим лицам. Или если она отправится за пределы страны.

В 2024 году вступил в силу Приказ ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@. Он утвердил новый формат универсальных передаточных документов. По данному Приказу необходимо будет добавить в реквизиты не только РНПТ, но и стоимость товара, который подлежит включению в систему прослеживания.

Штрафы за нарушение правил оборота прослеживаемого товара

Что произойдет, если обнаружатся нарушения при обороте прослеживаемых товаров? Пока что правительство решило отсрочить введение системы штрафов до 2025 года. Но уже сейчас производится проверка документов налоговой службой, при нестыковках с вас могут потребовать исправить отчеты.

В настоящее время есть некоторые данные о размерах штрафа за те или иные нарушения в этом виде отчетности (см. таблицу):

Данная система штрафов может быть введена с 1.01.2026 года.